Privacyverklaring
Privacy verklaring
April hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, werknemers en zelfstandigen. April heeft daarom dit privacy verklaring opgesteld. April behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig.
Met deze privacy verklaring geeft April jou inzicht hoe in voorkomende situaties, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), met jouw persoonsgegevens omgaat.
Identiteit
April (April Works B.V.) en haar dochters, handelend onder de naam April, zijn verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast. April is gevestigd te Ouderkerk aan de Amstel.
Contactgegevens
April (April Works B.V.), gevestigd aan Dorpsstraat 26, 1191 BK Ouderkerk aan de Amstel, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacy verklaring.
Website: https://aprilworks.nl
E-mail: info@aprilworks.nl
Wanneer worden persoonsgegevens verwerkt?
April is altijd op zoek naar geschikte kandidaten. Het kan voorkomen dat je door ons wordt benaderd via LinkedIn, omdat jouw profiel aansluit bij (openstaande) vacatures van onze opdrachtgevers of bij ons zelf. Als je geen interesse hebt in een van onze vacatures, zullen we je gegevens verwijderen.
Dit is echter niet de enige manier hoe wij jouw persoonsgegevens kunnen verwerken. Ook in de volgende gevallen kunnen persoonsgegevens worden verzameld:
• Indien jij (telefonisch) contact hebt gevoerd met een werknemer van April;
• Indien jij jouw contactgegevens achterlaat op www.aprilworks.nl of jouw contactgegevens per e-mail hebt verzonden naar April;
• In het kader van een zakelijke relatie met April;
• Indien jij langskomt op onze vestiging, te weten Ouderkerk aan de Amstel; of
• Indien jij zelf solliciteert bij April.
Voor welke doeleinden worden persoonsgegevens verwerkt?
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• Om de geschiktheid en beschikbaarheid van een kandidaat te kunnen beoordelen;
• Om een kandidaat te kunnen voorstellen aan een (potentiële) opdrachtgever, teneinde een (detacherings-)overeenkomst tot stand te laten komen, ofwel de voorbereiding en totstandkoming van een overeenkomst;
• Om een detacheringsovereenkomst te kunnen uitvoeren en/of te beëindigen;
• Om een arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren en/of te beëindigen;
• Om trainingen, opleidingen en andere vormen van loopbaanbegeleiding en persoonlijke ontwikkeling voor kandidaten en professionals te kunnen bewerkstelligen;
• Om te voldoen aan wet- en regelgeving;
• Voor identificatie, bestrijding van fraude, verzorging van interne controle, bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontroles;
• Voor personeel- en salarisadministratie;
• Om onkosten- en reiskostenvergoeding, indien van toepassing, te kunnen regelen; en
• Om zaken met betrekking tot pensioen, indien van toepassing, te kunnen regelen.
Om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken moeten wij naast het hebben van concrete doeleinden, voldoen aan minimaal één van de (limitatieve) rechtsgrondslagen die zijn opgenomen in de AVG. De volgende rechtsgrondslagen kunnen bij ons van toepassing zijn:
• De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust; en
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Kandidaat
April kan in verschillende fases van een arbeidstraject om persoonsgegevens vragen. Wij houden hierbij altijd het principe van dataminimalisatie voor ogen. Dit betekent dat wij nooit meer persoonsgegevens verwerken dan nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij de persoonsgegevens aan jou hebben opgevraagd.
De volgende fases kunnen worden onderscheiden: fase van inschrijving (sollicitatieprocedure) en fase bij- en na indiensttreding.
Sollicitatieprocedure
In de eerste fase, te weten na de sollicitatie of bij opname in het bestand als kandidaat bij April, zullen veelal de volgende persoonsgegevens worden opgevraagd:
• Jouw naam;
• Jouw geboortedatum;
• Jouw geboorteplaats;
• Jouw woonplaats;
• Jouw contactgegevens (correspondentieadres; telefoonnummers en e-mail);
• Jouw arbeidsverleden en/of werkervaring; en
• Jouw gevolgde en/of behaalde opleidingen en cursussen.
Een onderzoek op sociale media kan onderdeel vormen van de sollicitatieprocedure.
Indiensttreding of bij overeenkomen van een opdracht
Indien na de eerste fase (sollicitatie) blijkt dat jij daadwerkelijk werkzaam gaat zijn voor April, zullen extra persoonsgegevens worden verwerkt en/of worden opgevraagd. Dit zullen in ieder geval de volgende persoonsgegevens zijn:
• Burgerservicenummer (BSN) (bij indiensttreding); en
• Kopie van jouw identiteitsbewijs.
Aanvullende screening
Wanneer een opdrachtgever dat vereist, kan aanvullende screening van kandidaten benodigd zijn. Dit verschilt per opdrachtgever. De screening kan bestaan uit een identiteitsverificatie, educatiecheck, verificatie van werkervaring en/ of een integriteitsverklaring. Daarnaast kan het opvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) onderdeel zijn van aanvullende screening.
Verstrekken persoonsgegevens aan opdrachtgevers
Het verstrekken van jouw persoonsgegevens aan de inlener (opdrachtgever) door April geschiedt aan de hand van hetgeen bepaald is in de AVG. Dit betekent dat wij specifieke persoonlijke informatie nooit verstrekken aan de inlener, indien de AVG dit impliciet verbiedt.
Contactpersoon zakelijke relatie
Van personen die werkzaam zijn binnen bedrijven waar April zaken mee doet, kunnen ook persoonsgegevens worden verwerkt. Dit wordt veelal gedaan zodat April aanbiedingen kan doen en/of informatie met betrekking tot onze dienstverlening en overige activiteiten kan verstrekken. Tevens worden persoonsgegevens verwerkt om zakelijke relaties te kunnen onderhouden of een opdrachtovereenkomst tot stand te laten komen en te onderhouden.
Bezoekers van de website
April Works verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van website:
• IP-adres;
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch;
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website;
• Gegevens over jouw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk); en
• Internetbrowser en apparaat type.
Bewaartermijnen
April heeft een bewaartermijnen vastgesteld en past dit beleid ook toe. Uitgangspunt is dat gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de bedrijfsprocessen van April, of langer dan wij wettelijk verplicht zijn.
Enkele belangrijke bewaartermijnen zijn:
• Curriculum Vitae en eventuele motivatiebrief: 1 maand na je sollicitatie, tenzij we tot een arbeidsovereenkomst komen of je wordt opgenomen in ons bestand;
• Curriculum Vitae: 2 jaar na je toestemming om opgenomen te worden in ons bestand; en
• Gegevens uit het personeelsdossier: 2 jaar nadat je bij ons uit dienst bent gegaan, behalve de gegevens die we om een wettelijke reden langer moeten bewaren.
Aan wie kunnen wij jouw persoonsgegevens verstrekken?
April verstrekt jouw persoonsgegevens enkel als daar een gerechtvaardigde verwerkingsgrond voor is.
Als wij jou als kandidaat voorstellen bij een potentiële opdrachtgever gebruiken wij daarvoor jouw naam, opleidings- en arbeidsverleden. Daarnaast kunnen wij gegevens van medewerkers doorgeven in het kader van opleiding of om invulling te geven aan secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een NS-reiskaart of de pensioenuitvoerder. Wij kunnen tevens persoonlijke gegevens verstrekken aan derden indien wij daartoe wettelijk worden verplicht. Je kunt hierbij denken aan een gerechtelijk bevel, maar ook aan de belastingdienst en het UWV.
Wanneer een pre employment screening onderdeel is van het sollicitatieproces kunnen er gegevens gedeeld worden met een externe partij. Wij zullen je hierover vooraf informeren.
Derden aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. April is zelf niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door derden.
Verwerking buiten Europese Economische Ruimte (EER)
Jouw gegevens worden niet doorgegeven aan externe partijen die buiten de EER gevestigd zijn.
Jouw rechten
De gegevens die we van jou verzamelen zijn persoonlijk. Daarom beschik je in ieder geval over de volgende rechten:
• Jij mag inzage in jouw gegevens hebben;
• Jij mag ons om een correctie, beperking of verwijdering van jouw gegevens verzoeken;
• Jij mag aan ons een kopie van jouw gegevens opvragen. Wij kunnen deze kopie – op jouw verzoek – ook aan een andere partij doorgeven, zodat jij dit zelf niet meer hoeft te doen;
• Jij kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens; en
• Jij mag jouw toestemming om jouw gegevens te verwerken altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat jij de toestemming intrekt, verwerken wij niet meer jouw gegevens.
Je kan een beroep doen op de bovenstaande rechten door een e-mail te sturen naar info@aprilworks.nl.
Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat via de server van een website naar de browser wordt gestuurd. De browser slaat het bestand vervolgens op in jouw apparaat. Jouw apparaat krijgt een uniek nummer, waarmee onze website het apparaat later weer herkent.
We kunnen cookies gebruiken om jouw ervaring op onze website te verbeteren. Cookies zorgen er daarnaast o.a. voor dat de website snel is, jij onze website veilig kan bezoeken en wij fouten op onze website kunnen opsporen.
Je kunt cookies altijd zelf via de browserinstellingen verwijderen of uitschakelen. Er worden dan geen cookies meer opgeslagen als je onze website bezoekt. Je dient daarbij wel bedachtzaam te zijn op het feit dat onze website zonder cookies mogelijk minder goed werkt.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
April gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. April gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.
Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.
Beveiliging
April doet er alles aan om jouw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding van jouw persoonlijke gegevens door onbevoegden. Dit doen wij door de volgende maatregelen te treffen:
• Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden die persoonsgegevens bevatten;
• Beveiliging van netwerkverbindingen met Secure Socket Layer (SSL), of een vergelijkbare technologie;
• De toegang tot gegevens is beperkt tot de personen die de gegevens nodig hebben;
• Geheimhoudingsverklaringen van werknemers; en
• Dagelijkse back-ups van alle gegevens.
Vragen en klachten
Wij doen ons best om juist en zorgvuldig met ieders gegevens om te gaan. Als je een vraag of klacht hebt over onze werkwijze, dan horen we het graag van je. Onze contactgegevens vind je onder deze privacyverklaring. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht te kunnen indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijziging van de privacy policy
Wij kunnen deze privacy policy aanpassen. Als wij de privacy policy in belangrijke mate veranderen zullen wij een notificatie op onze website plaatsen samen met de nieuwe privacyverklaring. Wij zullen gebruikers die met hun e-mailadres bij ons geregistreerd staan op de hoogte brengen bij wijzigingen. Als je niet geregistreerd staat als gebruiker raden wij je aan onze website en deze verklaring regelmatig te raadplegen.
Contact
Indien je naar aanleiding van onze privacy verklaring verdere vragen hebt, dan kun je contact opnemen via info@aprilworks.nl. Ook voor klachten of het uitoefenen van een of meerdere rechten, mag je dit emailadres gebruiken.